Apa Itu Managed Print Services? Panduan MPS untuk Perusahaan

Managed Print Services (MPS) adalah pendekatan untuk mengelola lingkungan cetak perusahaan secara menyeluruh, bukan hanya menyediakan printer. Dalam model MPS, perangkat, volume cetak, supplies, service, keamanan, workflow dokumen, serta lifecycle printer dipandang sebagai satu sistem yang perlu dipantau dan dievaluasi berdasarkan kebutuhan operasional.

Bagi perusahaan, tantangannya sering bukan pada kemampuan printer untuk mencetak. Masalah justru muncul ketika jumlah perangkat bertambah tanpa standar yang jelas, volume cetak tidak diketahui, toner dikelola secara manual, service baru dilakukan setelah perangkat berhenti bekerja, atau dokumen sensitif dapat tercetak tanpa kontrol pengguna.

MPS mencoba mengubah kondisi tersebut menjadi lingkungan cetak yang lebih terstruktur. Pendekatannya dimulai dengan memahami kondisi yang ada, lalu menentukan perangkat, layanan, monitoring, keamanan, dan workflow yang proporsional dengan kebutuhan bisnis.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Pendekatan MPS?

Dalam banyak organisasi, lingkungan cetak berkembang secara bertahap. Departemen membeli atau menyewa perangkat sendiri, model printer berbeda-beda, kontrak service tersebar, dan kebutuhan toner ditangani secara reaktif. Akibatnya, perusahaan dapat kesulitan mendapatkan gambaran utuh tentang biaya, utilisasi, risiko keamanan, dan kondisi fleet.

Managed Print Services membantu menyatukan pengelolaan tersebut. HP, misalnya, menggambarkan MPS sebagai kombinasi perangkat keras, supplies, solusi, dan layanan yang digunakan untuk mengelola lingkungan cetak dan workflow dokumen secara terstruktur. Pendekatan modern MPS juga mencakup fleet monitoring, workflow automation, security, dan dukungan operasional.

Referensi: HP Managed Print Services – HP Indonesia

Komponen Utama Managed Print Services

1. Print Environment Assessment

Tahap awal untuk memetakan jumlah perangkat, lokasi, tipe A3/A4, mono/color, Monthly Print Volume, jumlah pengguna, workflow, kebutuhan keamanan, dan kondisi operasional. Assessment membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kondisi aktual, bukan asumsi.

2. Fleet Management

Mengelola printer dan multifunction printer sebagai satu fleet. Informasi seperti status perangkat, utilisasi, kebutuhan service, dan distribusi device dapat dilihat secara lebih terstruktur.

3. Print Analytics

Data volume dan pola penggunaan digunakan untuk melihat tren cetak, rasio mono/color, perangkat yang kurang dimanfaatkan, serta perangkat yang bekerja di luar kapasitas ideal.

4. Supplies Management

Monitoring toner dan consumables membantu perusahaan merencanakan pengadaan supplies dengan lebih baik dan mengurangi risiko perangkat berhenti karena toner habis.

5. Maintenance & Technical Support

MPS dapat mencakup preventive maintenance, corrective service, remote support, onsite support, spare parts, dan pencatatan service history sesuai ruang lingkup kontrak.

6. Print Security

Printer modern merupakan bagian dari jaringan perusahaan. Secure Print, User Authentication, kontrol akses, firmware security, print policy, dan audit log dapat menjadi bagian dari strategi pengamanan lingkungan cetak.

7. Document Workflow

Multifunction printer tidak hanya mencetak. Fungsi scan dapat diarahkan ke email, network folder, cloud, atau sistem dokumen tertentu sehingga alur kerja menjadi lebih terstruktur.

8. Printer Lifecycle Management

Perangkat dievaluasi sejak deployment, utilization, maintenance, optimization, hingga replacement. Tujuannya agar keputusan mengganti atau mempertahankan printer memiliki dasar operasional yang jelas.

Bagaimana Cara Kerja Managed Print Services?

Implementasi MPS sebaiknya tidak dimulai dari memilih model printer. Proses yang lebih sehat dimulai dari diagnosis lingkungan cetak, dilanjutkan dengan desain solusi, implementasi, kemudian monitoring dan optimasi.

1. Print Environment Assessment – memetakan fleet, volume, pengguna, kebutuhan, workflow, dan kondisi perangkat.
2. Analisis Kebutuhan & Fleet – mengidentifikasi perangkat yang kurang dimanfaatkan, terlalu kecil, terlalu besar, atau berpotensi dikonsolidasikan.
3. Desain Solusi & Proposal – menyusun rekomendasi perangkat, layanan, supplies, keamanan, workflow, SLA, dan struktur biaya.
4. Implementasi & Konfigurasi – memasang dan mengonfigurasi perangkat, jaringan, print, scan, autentikasi, serta aplikasi pendukung sesuai kebutuhan.
5. Monitoring & Optimasi – memantau penggunaan, toner, service, volume, dan kondisi fleet untuk mendukung evaluasi berkelanjutan.

Pendekatan ini sejalan dengan praktik MPS modern yang menggabungkan desain, transisi, monitoring, pengelolaan, dan dukungan sebagai proses berkelanjutan, bukan pekerjaan sekali selesai.

Referensi: HP Managed Print Services – Our Approach

MPS vs Sewa Printer: Apa Bedanya?

Dengan demikian, sewa printer dapat menjadi salah satu komponen dalam implementasi MPS, tetapi keduanya tidak identik. Perusahaan juga dapat menerapkan sebagian prinsip MPS pada perangkat yang sudah dimiliki.

Apa Manfaat MPS bagi Perusahaan?

Visibilitas yang lebih baik

Perusahaan memperoleh gambaran lebih jelas mengenai jumlah perangkat, volume, lokasi, utilisasi, kebutuhan supplies, dan histori service.

Keputusan berbasis data

Data penggunaan membantu mengidentifikasi perangkat yang kurang dimanfaatkan, kapasitas yang tidak sesuai, dan peluang konsolidasi fleet.

Service lebih terstruktur

Monitoring dan histori perangkat dapat membantu penanganan service serta preventive maintenance dilakukan dengan lebih terencana.

Pengelolaan supplies lebih proaktif

Kebutuhan toner dapat dipantau sehingga pengiriman supplies tidak semata-mata bergantung pada permintaan manual.

Keamanan lebih terintegrasi

Print security dapat dimasukkan ke dalam kebijakan TI melalui autentikasi, Secure Print, kontrol akses, dan konfigurasi keamanan perangkat.

Workflow dokumen lebih terarah

Fungsi scan dan print dapat disesuaikan dengan proses kerja departemen dan aplikasi bisnis yang digunakan.

Manfaat aktual tetap bergantung pada kondisi awal, ruang lingkup implementasi, volume, kontrak, perangkat, serta disiplin penggunaan. Karena itu, klaim penghematan tidak seharusnya diberikan secara seragam tanpa baseline dan assessment.

Siapa yang Cocok Menggunakan Managed Print Services?

MPS paling relevan ketika lingkungan cetak sudah cukup kompleks untuk membutuhkan pengelolaan yang lebih terstruktur. Beberapa kondisi yang biasanya menjadi sinyal antara lain:

• Jumlah printer atau MFP tersebar di banyak departemen atau lokasi;
• Perusahaan tidak memiliki data Monthly Print Volume yang konsisten;
• Biaya toner, service, dan perangkat sulit dilihat sebagai satu kesatuan;
• Banyak model printer berbeda dengan standar supplies dan parts yang beragam;
• Pengguna sering mengalami gangguan print atau kehabisan toner;
• Dokumen sensitif dicetak tanpa autentikasi atau kontrol akses;
• Perusahaan ingin mengevaluasi apakah jumlah perangkat saat ini sudah proporsional;
• Perusahaan memiliki kebutuhan multi-site dan membutuhkan standar layanan yang lebih konsisten.

Perusahaan dengan fleet kecil pun dapat menggunakan prinsip MPS, tetapi tingkat kompleksitas layanan sebaiknya tetap disesuaikan dengan kebutuhan agar solusi tidak menjadi berlebihan.

MPS untuk Berbagai Industri

Kebutuhan print environment berbeda antarindustri. Manufacturing dapat memiliki kebutuhan dokumen produksi dan engineering; healthcare membutuhkan perhatian tinggi pada keamanan dokumen; finance memerlukan kontrol akses dan governance; hospitality memiliki banyak titik operasional; sementara education dapat memiliki pola penggunaan yang sangat berbeda antara administrasi, tenaga pengajar, mahasiswa, dan perpustakaan.

Karena itu, MPS sebaiknya tidak diterapkan sebagai paket yang sama untuk setiap perusahaan. Assessment dan desain solusi perlu mempertimbangkan pola kerja, risiko, volume, lokasi, dan prioritas masing-masing organisasi.

Apakah MPS Selalu Berarti Mengganti Semua Printer?

Tidak. Salah satu tujuan assessment justru menentukan perangkat mana yang masih sesuai, mana yang perlu dipindahkan, dikonsolidasikan, dioptimalkan, atau diganti. MPS yang baik tidak seharusnya dimulai dengan asumsi bahwa seluruh fleet harus diganti.

Dalam beberapa kasus, perusahaan hanya membutuhkan monitoring dan standardisasi. Pada kasus lain, perangkat lama memang perlu diganti karena kapasitas, keamanan, availability parts, atau kebutuhan workflow sudah berubah. Keputusan tersebut sebaiknya dibuat berdasarkan data.

Bagaimana Memulai Managed Print Services?

Langkah pertama bukan memilih printer. Mulailah dengan mengumpulkan informasi sederhana mengenai kondisi lingkungan cetak saat ini:

• Jumlah dan lokasi printer;
• Tipe A3/A4 dan mono/color;
• Perkiraan Monthly Print Volume;
• Jumlah pengguna atau departemen;
• Model kepemilikan atau sewa;
• Kebutuhan supplies dan service;
• Kendala keamanan atau workflow;
• Perangkat yang sering bermasalah atau jarang digunakan.

Informasi tersebut menjadi baseline awal untuk menentukan apakah perusahaan membutuhkan Managed Print Services penuh, Fleet Optimization & Print Analytics, pengadaan perangkat baru, atau cukup melakukan perbaikan pada bagian tertentu.

FAQ

Apa itu Managed Print Services?

Managed Print Services adalah pendekatan terstruktur untuk mengelola perangkat, volume cetak, supplies, service, keamanan, workflow, dan lifecycle printer sebagai satu lingkungan yang dapat dipantau dan dievaluasi.

Apakah MPS sama dengan sewa printer?

Tidak. Sewa printer berfokus pada penyediaan perangkat selama periode tertentu. MPS mencakup pengelolaan print environment yang lebih luas dan dapat menggunakan perangkat sewa maupun perangkat milik perusahaan.

Apakah perusahaan harus mengganti semua printer untuk menggunakan MPS?

Tidak. Assessment digunakan untuk menentukan perangkat yang masih sesuai, perlu dipindahkan, dikonsolidasikan, dioptimalkan, atau diganti.

Apa itu Monthly Print Volume?

Monthly Print Volume adalah jumlah halaman yang dicetak dalam periode bulanan. Data ini membantu menilai beban kerja perangkat dan memilih kapasitas printer yang lebih sesuai.

Apa yang dimaksud Fleet Optimization?

Fleet Optimization adalah proses mengevaluasi jumlah, lokasi, kapasitas, dan utilisasi perangkat untuk memastikan fleet sesuai dengan kebutuhan operasional.

Apakah MPS dapat membantu keamanan printer?

Ya, sesuai ruang lingkup solusi. Implementasi dapat mencakup Secure Print, User Authentication, kontrol akses, print policy, firmware security, dan audit penggunaan.