Managed Print Services Bukan Sekadar Sewa Printer merupakan topik yang sebaiknya dilihat dari kebutuhan operasional, bukan hanya dari spesifikasi atau harga.
Membedakan perangkat rental dari managed service. Dengan pendekatan yang terukur, perusahaan dapat memilih perangkat atau layanan yang lebih sesuai dan menghindari keputusan yang terlalu besar maupun terlalu kecil.
Mulai dari kondisi yang ada
Catat perangkat, user, volume, gangguan, kebutuhan keamanan, dan alur dokumen. Baseline sederhana membantu memisahkan masalah perangkat dari masalah proses.
Tentukan tujuan yang jelas
Tujuan dapat berupa menurunkan biaya, mengurangi downtime, meningkatkan visibility, memperbaiki keamanan, atau membuat workflow lebih sederhana.
Gunakan data untuk evaluasi
Keputusan yang baik perlu dapat diukur kembali. Karena itu tetapkan indikator yang relevan sebelum melakukan perubahan.
Perbaiki secara bertahap
Tidak semua perubahan harus dilakukan sekaligus. Prioritaskan area dengan dampak terbesar lalu evaluasi sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Kesimpulan
Untuk topik managed print services bukan sewa printer, keputusan terbaik tetap bergantung pada kondisi tiap perusahaan. Gunakan data penggunaan dan kebutuhan user sebagai dasar, lalu pilih perangkat, layanan, atau kebijakan yang paling relevan.
Gunakan MPS sebagai kerangka pengelolaan fleet, biaya, keamanan dan workflow.
